Jobs als Kaufmann für Büromanagement

Was macht ein Kaufmann für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement sind die Allrounder der Verwaltung. Sie halten den Büroalltag am Laufen, erledigen kaufmännische Aufgaben und sind für Kunden, Lieferanten und Kollegen oft die erste Anlaufstelle. Der Beruf entstand 2014 aus der Zusammenlegung der früheren Ausbildungen zum Bürokaufmann, zum Kaufmann für Bürokommunikation und zum Fachangestellten für Bürokommunikation. In Stellenanzeigen finden sich daher weiterhin Titel wie Bürokaufmann, Bürokauffrau oder Bürokraft.

Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt auf Assistenz und Sekretariat, auf der Auftragsbearbeitung, der Personalverwaltung oder dem Rechnungswesen. Gerade in kleineren Unternehmen und Handwerksbetrieben übernehmen Bürokaufleute häufig die gesamte kaufmännische Organisation.

Aufgaben im Arbeitsalltag

• Büroorganisation: Termine koordinieren, Besprechungen und Dienstreisen vorbereiten, Ablage und Dokumentenmanagement führen.
• Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle verfassen, Telefonate führen und Anfragen weiterleiten.
• Auftragsbearbeitung: Angebote schreiben, Aufträge erfassen, Rechnungen erstellen und Zahlungseingänge überwachen.
• Beschaffung: Büromaterial und Waren bestellen, Angebote vergleichen und Lieferungen prüfen.
• Personalverwaltung: Personalakten pflegen, Urlaubs- und Krankmeldungen erfassen, Stellenanzeigen vorbereiten.
• Rechnungswesen: Belege vorkontieren, einfache Buchungen vornehmen und Daten für die Buchhaltung aufbereiten.

Gearbeitet wird überwiegend am Computer mit Office-Programmen und kaufmännischer Software. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, Teilzeit und mobiles Arbeiten sind in vielen Betrieben möglich.

Wie der Alltag aussieht, hängt stark vom Arbeitgeber ab. In einem Industrieunternehmen arbeiten Bürokaufleute oft in einer Fachabteilung wie Einkauf oder Personal und sind dort Teil eines größeren Teams. In einer Arztpraxis, einer Hausverwaltung oder einem Handwerksbetrieb erledigen sie dagegen vieles gleichzeitig: Kundentelefonate, Terminplanung, Angebote, Rechnungen und die Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater. Im öffentlichen Dienst kommen Verwaltungsvorgänge und der Umgang mit Bürgeranfragen hinzu. Gerade diese Vielseitigkeit macht den Beruf für viele attraktiv.

Ausbildung und Voraussetzungen

Die Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement dauert drei Jahre und findet dual im Betrieb und in der Berufsschule statt. Zuständig sind die Industrie- und Handelskammern oder – in Handwerksbetrieben – die Handwerkskammern. Eine Besonderheit sind die Wahlqualifikationen: Auszubildende wählen gemeinsam mit dem Betrieb zwei Schwerpunkte, etwa Personalwirtschaft, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Assistenz und Sekretariat oder kaufmännische Steuerung. Die Abschlussprüfung ist gestreckt, Teil 1 findet in der Mitte der Ausbildung statt. Bei guten Leistungen oder mit Abitur kann die Ausbildung verkürzt werden.

Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben; die meisten Betriebe erwarten einen mittleren Schulabschluss oder das Abitur. Wichtig sind gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicherer Umgang mit Zahlen, Sorgfalt, Organisationstalent und Freundlichkeit im Kontakt mit Menschen. Auch Umschulungen sind verbreitet und werden unter bestimmten Voraussetzungen von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gefördert.

Weiterbildung und Karriere

Nach einigen Jahren Berufserfahrung stehen zahlreiche Aufstiegsfortbildungen offen, darunter der Geprüfte Wirtschaftsfachwirt, der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, der Personalfachkaufmann oder der Betriebswirt (IHK). Mit Fortbildungen im Rechnungswesen führt der Weg in die Buchhaltung, etwa als Finanzbuchhalter oder Bilanzbuchhalter.

Wer sich spezialisieren möchte, wechselt zum Beispiel als Sachbearbeiter in Einkauf, Personal oder Vertrieb, übernimmt als Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung mehr Verantwortung oder verlagert den Schwerpunkt in den Vertriebsinnendienst. Mit Hochschulzugangsberechtigung ist auch ein berufsbegleitendes Studium der Betriebswirtschaft möglich.

Arbeitsmarkt und Perspektiven

Kaufleute für Büromanagement werden in praktisch allen Branchen gebraucht – in Industrie und Handel, im Handwerk, bei Dienstleistern, Verbänden, Krankenhäusern und im öffentlichen Dienst. Der Beruf gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist aber auch die Zahl der Bewerber. Einfache Routinetätigkeiten werden zunehmend digitalisiert und automatisiert; gefragt sind deshalb Fachkräfte, die mit digitalen Werkzeugen sicher umgehen und Fachwissen in einem Schwerpunkt mitbringen. Die allgemeine Lage am Arbeitsmarkt zeigt die Übersicht zur Arbeitslosenquote.

Die Bezahlung hängt von Branche, Region, Betriebsgröße und Tarifbindung ab; im öffentlichen Dienst gelten die Tarifverträge TVöD bzw. TV-L. Die aktuellen Gehaltsdaten aus dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit sehen Sie oben auf dieser Seite. Ihr Nettogehalt berechnen Sie mit dem Brutto-Netto-Rechner.

Häufige Fragen

Gibt es den Bürokaufmann noch?

Als Ausbildungsberuf nicht mehr. Seit 2014 heißt die Ausbildung Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement. Wer den früheren Abschluss hat, bleibt aber selbstverständlich qualifiziert, und viele Arbeitgeber verwenden die alte Bezeichnung weiter.

Wie lange dauert die Ausbildung?

Regulär drei Jahre. Mit Abitur, einschlägigen Vorkenntnissen oder sehr guten Leistungen ist eine Verkürzung möglich, in Teilzeit kann sie entsprechend länger dauern.

Was sind Wahlqualifikationen?

Das sind zwei fachliche Schwerpunkte, die Betrieb und Auszubildende gemeinsam festlegen, zum Beispiel Personalwirtschaft oder Einkauf und Logistik. Sie werden in der Abschlussprüfung berücksichtigt und prägen das spätere Profil.

Kann ich als Kaufmann für Büromanagement im Homeoffice arbeiten?

Viele Aufgaben lassen sich digital erledigen, deshalb bieten zahlreiche Arbeitgeber zumindest tageweise mobiles Arbeiten an. Empfang, Postbearbeitung oder Assistenz erfordern dagegen oft Anwesenheit.

Wo finde ich aktuelle Stellen?

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